Бухгалтерские услуги: два способа сэкономить. Бухгалтерские услуги – это, пожалуй, единственное, без чего не может обойтись любая компания. Если без секретаря можно обойтись, кадровый учет в той или иной степени способен вести руководитель, то бухгалтерские услуги требуют наличия в штате организации соответствующего специалиста. Но, тем не менее, руководители российских компаний пытаются сэкономить и на ведении бухгалтерского учета. Можно выделить два наиболее распространенных варианта ведения бухгалтерии безбухгалтера. Давайте рассмотрим оба варианта.
Вариант первый: формальный бухгалтер – руководитель компании (обладает правом подписи за бухгалтера и в штатном расписании числится, как совмещающий должность директора и бухгалтера). В таких фирмах бухгалтерские услуги возложены на всех сотрудников. На ведении бухгалтерии заняты практически все – менеджеры, секретари, продавцы и т.д. Получается, что первичную документацию заполняет каждый сотрудник сам за себя. Если секретарь купила канцелярские товары для офиса, то она оформляет авансовый отчет и прикрепляет к нему все подтверждающие документы: товарные чеки, накладные, квитанции об оплате и т.д. Менеджеры по продажам не только выписывают счета на партию товара, но и оформляют все сопроводительные документы – накладные, счета-фактуры. Иногда на секретаря возложена обязанность по частичному ведению кадрового учета – составление документов о приеме на работу и об увольнении. Такой способ ведения бухгалтерского учета имеет множество недостатков. Прежде всего – нет ответственного лица, которое отвечает за конечный результат. Вроде бы все документы имеются в наличии, но привести их в систему и организовать на их основе полноценное ведение бухгалтерского учета некому. Руководитель, как правило, занят решением текущих вопросов – переговорами, общением с контролирующими органами. Кроме того, несвойственные рядовым сотрудникам бухгалтерские услуги отвлекают их от выполнения своих прямых обязанностей. В результате страдает качество основной работы. А формальный бухгалтер (директор) даже иногда и не удосуживается собственноручно подписывать документы, доверяя ставить подпись своим сотрудникам за себя (что является прямым нарушением закона). Единственный плюс от организации бухгалтерского учета подобным образом – отсутствие необходимости платить зарплату за такие бухгалтерские услуги.
Второй вариант является более цивилизованным. В этом случае бухгалтерские услуги отдаются на аутсорсинг. Бухгалтер в организации может отсутствовать вообще. Всю необходимую документацию готовит специалист консалтинговой компании, закрепленный за организацией. Несмотря на то, что на самом деле бухгалтерские услуги оказывает специалист высокого класса, затраты на удаленную бухгалтерию значительно ниже, чем на создание собственного бухгалтерского отдела и содержание штатных специалистов.
Удаленный бухгалтер несет полную ответственность за качество оказываемых услуг. Кроме того, его требования дисциплинируют персонал компании, так как бухгалтер аутсорсер заставляет вовремя предоставлять все необходимые первичные документы.
Второй способ организации (и экономии) на бухгалтерских услугах гораздо цивилизованнее и предпочтительнее, чем первый. Это даже и доказывать не нужно.